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Las empresas generan cada vez más información en diversos soportes, pero sobre todo en soporte papel y en soporte electrónico. La gestión de la gran cantidad de información que se genera, es necesaria para tener ordenada toda la documentación que se crea a lo largo de la vida de cualquier empresa.

La gestión documental no sólo tiene ventajas organizativas sino que incide directamente en la productividad de una empresa, de forma que una correcta gestión puede ser un valor fundamental en cualquier negocio. A continuación, vamos a analizar las principales ventajas de un sistema de gestión documental:

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  Cumplimiento de normativa

  La instauración y desarrollo de la gestión documental, lleva consigo el cumplimiento de la normativa en cuanto a seguridad y protección de datos personales, así como en cuanto a la normativa fiscal en relación al periodo que han de guardarse las facturas, por ejemplo.

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  Ahorro de dinero

  El ahorro de tiempo que supone la gestión documental supone también ahorro de dinero, puesto que los procedimientos de gestión de información que se establezcan permitirán saber qué hacer exactamente en cada caso y no se deberá invertir más dinero en consultorías sobre asesoramiento documental.

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  Conservación a largo plazo

  Una de las principales funciones de la gestión documental es la digitalización de la documentación, puesto que la correcta gestión de los documentos electrónicos va a permitir conservarlos a largo plazo y poder localizarnos fácilmente en el caso en que en el futuro sean necesarios. Por otra parte, el establecimiento de un método para la conservación de documentos. puede suponer la continuidad de la empresa en caso de una catástrofe (incendio, inundación etc.).

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  Instauración de procedimientos

  La gestión documental supone una forma de organizar la documentación, que debe partir de la implantación de procedimientos para saber qué hay que hacer desde que se crea un documento. Por ejemplo, se elabora una carta, se escanea para digitalizarla, se archiva con el criterio que se haya establecido, se comparte (si así se ha decidido) en archivos comunes para que los trabajadores que lo necesiten puedan acceder a ese documento, y, con el paso del tiempo, se traslada a un archivo definitivo o histórico.

Fuente: INFOCIF

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